Comment bien gérer son temps dans un espace de coworking ?

La bonne gestion du temps de travail est intimement liée à la productivité. Problème : en coworking, l’organisation des journées peut être facilement perturbée. Voici quelques conseils pour rester efficace en toutes circonstances.

Coworking : définition et avantages

Le coworking désigne le fait de partager un même espace de travail avec des personnes ayant des activités professionnelles différentes. Ouverts à tous, les espaces de coworking sont particulièrement appréciés des autoentrepreneurs, des étudiants ou encore des personnes exerçant leur activité en télétravail. Ces bureaux partagés leur permettent d’établir une séparation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Les startups font également appel à cette méthode d’organisation du travail. En période de lancement, cela leur permet d’accueillir leurs employés à moindre coût. Elles n’ont effectivement pas à supporter les coûts d’une location classique.

Bien d’autres avantages entourent les espaces de coworking. Ils promettent :

• De rompre l’isolement et la solitude ;
• De faciliter les échanges ;
• Un enrichissement mutuel, pouvant parfois mener à des partenariats ;
• Une ambiance conviviale ;
• Le développement d’un esprit collaboratif et social ;
• De se construire un vrai réseau professionnel ;
• Une grande flexibilité, dans le sens où la location se fait sans engagement, sans contrat de bail ni caution. Des coûts consacrés aux espaces de coworking dépendent leur confort. Mais voilà : des espaces de travail agréables où la convivialité règne en maître ne sont pas toujours en faveur de la productivité…

Gestion du temps : les limites du coworking

Pour bon nombre d’entrepreneurs, choisir un coworking à Paris ou ailleurs est une solution pour booster leur créativité. Il existe tout de même quelques revers à ce système, en particulier en ce qui concerne la gestion du temps.

Parmi les principaux obstacles à la gestion du temps en coworking :

• Les sources de distraction : passages, bruits environnants (surtout en open space) générés par les appels téléphoniques, la photocopieuse, les collègues à la machine à café… Les distractions peuvent être nombreuses. Elles peuvent facilement venir perturber la concentration.
• Les interactions avec les autres travailleurs : travailler en espace partagé, c’est collaborer et échanger. Autant de moments durant lesquels vous ne vous consacrez pas pleinement à votre travail.

Quelles solutions pour mieux gérer son temps en coworking ?

Grâce à des équipements adaptés, les utilisateurs gagnent en autonomie. Tel est le principe de fonctionnement d’un coworking. Mais comment gérer au mieux son temps dans ces espaces de travail partagés ? Notamment en mettant en place une routine de travail efficace. Voici les bases pour y parvenir.

Utiliser des outils de gestion du temps

Pour organiser votre travail, l’agenda est incontournable. Il vous permet de vous organiser au mieux et de visualiser en un coup d’œil les tâches vous incombant à tel ou tel moment. Pour mieux gérer les imprévus, veillez à ne pas le surcharger. Le cas échéant, vous ne vous sentirez pas débordé. La liste des priorités est un autre outil essentiel. Planifier les tâches en fonction de leur degré d’urgence vous aidera à garder le cap.

Organiser sa journée de travail la veille

Arriver au bureau le matin sans connaître les objectifs et les priorités de la journée est contre-productif. Vous risquez fort de vous éparpiller. À l’inverse, en planifiant vos tâches, vous structurerez efficacement vos journées. Connaître votre emploi du temps dès votre arrivée vous aidera à être plus efficace et moins dissipé. Un conseil : démarrez la journée avec les tâches requérant le plus de concentration. Votre niveau de stress s’en trouvera considérablement réduit. Une fois cette mission importante achevée, vous pourrez vous consacrer sereinement aux tâches « secondaires ». Les deux heures suivant le réveil sont celles où la concentration est maximale. Avouez qu’il serait dommage de les gâcher en répondant à vos mails.

Démarrer sa journée plus tôt

Pour abattre le travail important au calme, l’idéal est de décaler vos horaires de travail par rapport aux autres coworkers, en arrivant une ou deux heures plus tôt, par exemple. C’est une bonne manière d’optimiser votre temps. À l’heure de pointe des arrivées, vous vous sentirez, là encore, bien plus serein.

Établir des limites avec les autres coworkers

Vous prévoyez des tâches requérant une grande concentration et souhaitez ne pas être dérangé durant ce temps ? Faites-le savoir gentiment aux autres travailleurs. Vous pouvez par exemple installer un panneau « ne pas déranger » sur votre bureau, en leur expliquant au préalable. Cette méthode inspirera sans doute d’autres coworkers qui, comme vous, ont besoin de rester concentrés à certains moments.

Définir les tâches récurrentes et leur durée

D’une journée à l’autre, ou de manière hebdomadaire, certaines tâches reviennent continuellement. Planifiez-les d’avance dans votre agenda, en déterminant la durée maximale que vous désirez leur accorder.

Valider les tâches réalisées

En fin de journée, ou au fur et à mesure qu’elles sont traitées, cochez les tâches dans votre emploi du temps. Et, au cas où vous n’auriez pas eu le temps d’en traiter certaines, actualisez votre planning du lendemain.

Au besoin, s’isoler

Enfin, si vous avez vraiment du mal à composer avec les nuisances sonores en open space, vous pouvez envisager d’investir dans d’un casque à réduction de bruit active. Pour encourager la productivité et la flexibilité parmi les coworkers, des espaces de coworking spécialisés par secteur économique pourraient, pourquoi pas, voir le jour. C’est un projet pouvant potentiellement être mis sur la table à l’avenir.