La gestion d’un espace de coworking est-elle libre ?

Pour répondre aux bouleversements profonds du monde du travail, les espaces de coworking voient le jour partout en France. Dans ces salles de réunion ou ces bureaux partagés, les entrepreneurs, les salariés comme les étudiants bénéficient d’un espace optimisé. En plus d’équipements dédiés, d’un poste de travail confortable, ils trouvent ici un réseau d’entraide. Les relations professionnelles se nouent, ouvrant la voie à d’éventuelles collaborations futures. Si le succès de ces espaces ne se dément pas, il s’accompagne néanmoins de quelques contraintes pour ses gestionnaires.

Une bonne gestion du coworking conditionne sa réussite

Grâce à l’essor du télétravail, à une plus grande mobilité des salariés, le concept de coworking fait des adeptes. Pourtant, face à une offre en forte croissance, il reste important de communiquer, de bien gérer son espace pour le rendre attractif. Sans une gestion efficace, il est compliqué d’attirer, puis de fidéliser des travailleurs. Pour parvenir à pérenniser cette activité de location de bureaux partagés, le coworking doit séduire les entrepreneurs, favoriser leur créativité. Dans une salle de coworking à Paris, par exemple, il est important de répondre à tous les besoins avec des équipements dédiés :

• Du mobilier de qualité, une décoration tendance.
• Une cuisine conviviale, capable de favoriser les interactions.
• Du matériel informatique indispensable aux startups, aux organisations, aux entrepreneurs.
• Des salles fermées capables d’offrir de l’intimité pour la tenue des réunions.
• Un accès sécurisé aux bureaux.
• Une connexion internet haut débit.
• Des prestations annexes : zone de détente, location de matériel (ordinateur, studio photo, etc.).
• Un règlement intérieur capable de fixer clairement les usages des espaces partagés, etc.
• Des espaces de travail confortables : le bien-être dans les espaces de coworking est primordial. Il permet aux entrepreneurs de se concentrer sur leur créativité. Si cela représente des coûts au départ, il s’agit en fait d’un investissement rentable rapidement.

Quels sont les différents modes de gestion d’un espace de coworking ?

Pour assurer la rentabilité d’une activité de location de bureaux partagés, sa gestion doit être pensée avec soin. Le fonctionnement des bureaux (règlement intérieur, coûts d’électricité, etc.), l’anticipation des abonnements comme des réservations sont à intégrer aux coûts d’un espace de coworking. Il est également important d’y ajouter les frais d’équipements d’un coworking, mais aussi ceux liés à une bonne communication. Pour y parvenir, plusieurs possibilités s’offrent à vous en matière de gestion.

Une gestion directe par le propriétaire

L’entreprise propriétaire des locaux peut être tentée de gérer elle-même son espace de coworking. Il lui faut alors suivre les réservations de chaque poste de travail, rédiger chaque contrat, puis gérer les tarifs comme les allées et venues des membres. Ce mode d’organisation impose une grande disponibilité et flexibilité des équipes. Ce mode de gestion correspond plutôt aux lieux de coworking à Paris ou en région familiaux. Ils sont idéaux pour faire des rencontres conviviales et bénéficier de l’émulation et de l’innovation des autres entrepreneurs.

Pour faciliter cette gestion quotidienne, le propriétaire peut s’équiper d’un logiciel professionnel dédié. Plusieurs solutions existent aujourd’hui pour gagner en productivité sur un grand nombre de sujets :

• Le logiciel gère les réservations en les automatisant. Il tient compte des différences de tarifications selon le type d’abonnement, offrant ainsi une vue d’ensemble sur le taux d’occupation comme sur la rentabilité.
• Les membres réservent en temps réel leur poste de travail, en toute autonomie.
• L’outil édite les devis comme les factures. Il peut, le plus souvent, automatiser les calculs de rentabilité.

Une gestion confiée à une entreprise spécialisée

Pour gagner encore en flexibilité, le propriétaire peut confier la gestion de son coworking à des acteurs spécialisés. Ces entreprises prennent alors en charge l’intégralité de la gestion :

• Elles rédigent les offres, fixent les tarifs.
• Elles suivent le planning de réservation pour optimiser la fréquentation.
• Elles communiquent pour faire connaître le coworking, pour attirer de nouveaux membres.
• Elles se chargent de la gestion courante des frais de fonctionnement, etc.

Ces espaces de travail sont souvent des franchises présentes dans plusieurs quartiers ou villes. En déplacement, vous êtes assuré de faire preuve de la même productivité. En effet, le principe du coworking et son fonctionnement sont standardisés. Vous trouverez les mêmes équipements dans tous les lieux gérés par l’entreprise spécialisée. Le propriétaire est ici libéré de toutes ses obligations.

Une gestion participative du coworking

Véritable innovation dans le secteur des coworkings, la gestion participative a récemment fait son apparition. Il s’agit ici de faire travailler en synergie le propriétaire du lieu avec des membres au profil particulier. Dans certaines grandes villes, comme à Nantes par exemple, certains de ces tiers-lieux ont fait le choix de confier la gestion à des retraités. Les bénéfices sont multiples :

• Les personnes âgées augmentent leurs interactions sociales, elles sont particulièrement motivées. Elles touchent également une rémunération.
• La communauté du coworking gagne en richesse, en savoir-faire, en expérience.
• L’espace de coworking gagne en dynamisme, attire toujours plus de membres. La rentabilité est alors assurée pour le propriétaire.
• La gestion du temps en coworking est optimisée. Les personnes âgées veillent à la disponibilité des salles de réunion pour répondre aux besoins de tous les entrepreneurs. Devenu incontournable dans le paysage professionnel français, le coworking séduit chaque jour de nombreux travailleurs. Cet engouement permet également à des entreprises gestionnaires de prospérer grâce à cette activité. Symbole de flexibilité pour les membres, le coworking l’est également pour ses propriétaires.