Les espaces de travail collaboratifs révolutionnent la façon dont nous travaillons, en offrant des environnements flexibles et inspirants qui favorisent la créativité, la productivité, l’échange d’idées et améliore ainsi leur qualité de vie au travail. Chez Ubiq, nous sommes convaincus que ces espaces répondent parfaitement aux besoins des entrepreneurs, des freelancers et des entreprises à la recherche de solutions de travail modernes et adaptées. Découvrons ensemble ce que sont les espaces collaboratifs, leur fonctionnement et leurs nombreux avantages.
Espace collaboratif : le nouveau visage du travail moderne
Un espace collaboratif, qu’est-ce que c’est ?
Un espace de travail collaboratif est un lieu où des professionnels de différents horizons se réunissent pour travailler, échanger et créer. Contrairement aux bureaux traditionnels, ces espaces favorisent l’ouverture, le partage et la collaboration. Ils offrent un environnement flexible et stimulant, propice à l’émergence de nouvelles idées et à la croissance des projets.
Quel est l’intérêt d’un espace de travail collaboratif ?
L’intérêt principal d’un espace de travail partagé réside dans sa capacité à favoriser les échanges, l’imagination et l’efficacité. En réunissant des professionnels de différents horizons dans un environnement stimulant, ces espaces encouragent le partage d’idées, la collaboration et l’entraide. Pour les salariés, ces espaces contribuent à une meilleure qualité de vie au travail en encourageant les interactions sociales et en offrant un cadre inspirant. Ils offrent également une alternative flexible et économique aux bureaux traditionnels, permettant aux entreprises et aux indépendants de bénéficier d’un cadre de travail de qualité sans les contraintes d’un bail commercial classique.
Comment reconnaître un bon espace collaboratif ?
Un bon espace collaboratif, à la différence de l’open-space, doit offrir une diversité au niveau des espaces de travail. Au-delà des bureaux classiques, il est bon pour les collaborateurs de disposer de différentes salles de réunion plus ou moins formelles, d’une cuisine, d’espaces de détente ou encore de phone box pour pouvoir s’isoler. Chacun doit pouvoir se sentir libre de travailler dans un espace qui lui correspond car le but de la collaboration n’est pas la pensée unique. Au contraire, c’est le partage et l’échange de différents avis et personnalités.
Vous l’aurez compris, un bon espace partagé doit permettre à chacun de s’isoler s’il le souhaite afin de contrer toute forme de distraction et d’éventuelles interruptions. En plus de l’isolation sonore ou physique qui peut être nécessaire pour certains, il faut que chacun dispose d’un espace de travail suffisant pour pouvoir s’épanouir tout en restant aux côtés de ses collègues.
Aussi, il est logique que pour qu’un maximum d’échanges puisse se faire, une mobilité au sein de l’espace de travail doit être possible. Dès lors, l’espace doit offrir des outils de travail facilement transportables et peu encombrants, et bien entendu digitaux afin de pouvoir travail avec tous les collaborateurs, même à distance.
Quels sont les avantages d’un espace collaboratif ?
Flexibilité
Les espaces collaboratifs offrent des solutions adaptées à chaque besoin, que ce soit pour quelques heures, quelques jours ou à temps plein.
Réseautage
En côtoyant d’autres professionnels, les membres peuvent développer leur réseau et saisir de nouvelles opportunités.
Créativité
L’émulation et le partage d’idées au sein d’une communauté dynamique favorisent l’innovation et la créativité. Plus d’échanges, plus de communication et donc, plus d’idées.
Économies
Louer un espace collaboratif est souvent plus abordable que de maintenir un bureau traditionnel, tout en bénéficiant de services et d’équipements de qualité.
Productivité
Un environnement de travail inspirant et des équipements modernes contribuent à accroître la productivité des membres. Une étude de McKinsey & Company montre même que l’utilisation d’outils collaboratifs permettraient de l’augmenter de l’ordre de 20%, ce qui n’est pas négligeable. Cette hausse de productivité se traduit par une amélioration de la qualité de vie au travail des salariés, qui se sentent plus épanouis et engagés.
Collaboration et sentiment d’appartenance
Augmente le bien-être des collaborateurs au sein de l’entreprise. Aide chacun à se dépasser, à augmenter sa performance.
Motivation
Travailler avec les collègues dans un espace adapté augmente la motivation. N’étant pas isolés, les employés ont plus d’intérêt et de plaisir à travailler.
Quelles différences entre espace de travail collaboratif et coworking ?
Bien que souvent utilisés de manière interchangeable, les espaces collaboratifs et les espaces de coworking présentent quelques nuances. Le coworking fait référence à un espace de travail partagé, principalement utilisé par des indépendants et des startups. Les espaces de travail partagés, quant à eux, s’adressent à un public plus large, incluant les PME et les grandes entreprises, et mettent davantage l’accent sur la collaboration et l’échange entre les membres.
Comment faire la transition entre espace individuel et collaboratif ?
S’il y a une chose sûre dans tout ce processus et qui met en accord toutes les entreprises qui s’engagent dans une telle initiative, c’est qu’il est impossible de promouvoir la collaboration uniquement à travers l’espace. Transformer l’espace de travail signifie que les valeurs et la culture d’entreprise doivent aussi changer.
Dans de nombreux cas, cela signifie passer d’une logique de compétition gratifiante à une collaboration et un travail d’équipe enrichissants. Il faut passer à la complémentarité des profils des collaborateurs et capitaliser sur ce que cette diversité peut apporter à l’entreprise. Fini avec la mise en concurrence.
Ainsi, les gens se privent souvent du partage de connaissances, de l’échange de savoirs, lorsque les organisations récompensent la concurrence. Ils tendent à penser de manière plus individualiste. Mais, s’ils pensent que c’est leur savoir à eux, et qu’ils sont rémunérés pour ce qu’ils ont dans leur tête, ils ne voient pas l’intérêt de le faire circuler.
Or, dans une organisation transparente avec un véritable esprit de collaboration, il s’agit de définir les indicateurs de réussite clés autour des aides et de la facilitation du travail des équipes plutôt qu’uniquement autour des objectifs business ou de la productivité absolue. En opérant ce changement de culture, on encourage les gens à partager et à profiter davantage de ce nouvel espace de travail collaboratif.
Ce ne sont que quelques petits conseils pour qu’une entreprise puisse mieux comprendre l’aménagement des bureaux et en quoi il peut contribuer à la formation d’un esprit de collaboration. Il est vrai que toutes les entreprises ne sont pas concernées par ces changements, mais pour celles dont l’activité permet de transformer son espace de travail, ce petit guide rapide sera peut-être utile.
On vous a également concocté un top des espaces les plus collaboratifs !
Comment créer un espace de travail partagé ?
Pour créer un espace collaboratif efficace, il est essentiel de :
- Définir clairement les objectifs et les besoins de l’espace.
- Choisir un lieu adapté et facilement accessible.
- Mettre en place des équipements et des services de qualité.
- Favoriser la convivialité et les échanges au sein de la communauté.
- Proposer des événements et des animations pour fédérer les membres.
Quels sont les outils pour créer un espace collaboratif en ligne ?
Pour prolonger la collaboration au-delà des murs de l’espace physique, il existe de nombreux outils en ligne :
– Slack ou Microsoft Teams pour la communication interne.
– Google Drive ou Dropbox pour le partage et le stockage de fichiers.
– Trello ou Asana pour la gestion de projets et le suivi des tâches.
– Google Meet, Zoom ou Skype pour les visioconférences et les réunions à distance.
– Miro ou Mural pour le brainstorming et la collaboration visuelle.
Ces outils permettent aux membres d’un espace collaboratif de rester connectés, de partager des ressources et de travailler efficacement ensemble, même à distance.
Les espaces de travail collaboratifs offrent une réponse adaptée aux nouvelles attentes du monde professionnel, en alliant flexibilité, hospitalité et performance. Ils se distinguent du coworking par leur public plus large et leur accent sur la collaboration. De nombreux outils en ligne permettent de la prolonger en faisant de ces espaces collaboratifs une solution de travail adaptée aux nouveaux modèles.
