Vous le savez chez Bureaux A Partager, nous sommes convaincus depuis longtemps qu’on peut travailler tout aussi efficacement du bureau, de chez soi, d’un espace de coworking ou de n’importe où, du moment qu’on a : un ordinateur portable, une bonne connexion et … un peu d’organisation.
C’est sur ce dernier point que ça demande quelques outils et un peu de préparation. Puisqu’on n’a plus le choix depuis lundi, on vous a préparé un petit kit de survie en télétravail pour bien s’organiser et rester efficace pendant les prochaines semaines.
1. Communiquer : quels outils pour communiquer en télétravail ?
Quand toute l’équipe est en télétravail, c’est crucial de bien communiquer, pour garder un bon esprit d’équipe, s’assurer que tout le monde avance dans la même direction et coordonner les taches. Pour ça il existe de nombreux outils :
Communiquer au quotidien en télétravail
- Slack : c’est notre chouchou, chez Bureaux A Partager nous l’utilisons tous les jours. L’outil est très bien fait et permet de créer des channels en fonction des sujets. On peut aussi s’appeler à plusieurs, en visio ou s’appeler tout court, faire des partages d’écran, bref le bonheur !
- Microsoft Teams : propose a peu près les mêmes fonctionnalités que Slack et existe en version gratuite jusqu’à 300 collaborateurs.
- Et pour des discussions informelles, ne négligez pas les bons vieux Whatsapp et Hangout qui permettent d’échanger rapidement et de maintenir du lien dans l’équipe.
Organiser des réunions à distance
Les réunions à distance c’est le nerf de la guerre, mais avant de se demander quel outil utiliser, c’est l’occasion de s’interroger sur l’utilité de la réunion tout court ! Bien des réunions s’avèrent finalement inutiles et peuvent être remplacées par un mail.
- Les grands classiques incontournables : Skype, Hangout ou même Facetime
- les outils de webconférences plus pointues : Zoom, mis à disposition gratuitement depuis le début de l’épidémie. Whereby, un outil simple et gratuit jusqu’à quatre écrans, qui permet également le partage d’écran. Webex est gratuit pendant 4 mois en ce moment. Join.me qui propose un lien unique à partager, généré directement depuis le site internet. L’outil dispose d’une version « de base » gratuite. LifeSize propose aux utilisateurs 6 mois d’accès avec sessions illimitées.
Attention à ne pas vous laisser déborder par le nombre d’outils. Il faut bien se mettre d’accord en amont sur l’outil utilisé pour que toute l’équipe puisse se former rapidement et être opérationnelle. On définit aussi son usage : les mails pour les sujets importants dont on veut garder une trace, Slack ou Hangout pour les échanges rapides et informels, Whatsapp pour tous les sujets non pro mais ô combien important pour garder le team spirit quand l’équipe est éclatée pendant plusieurs semaines !
2. Rester efficace : comment gérer des projets en télétravail ?
Définir un cadre
Pour être efficace en télétravail, il faut avant tout fixer des règles pour que le travail collectif se passe bien : plages horaires sur lesquelles l’équipe doit être disponible, outils à utiliser, réunions où toute l’équipe doit être présente, etc.
Les outils de gestion de projet
Aux bons ouvriers, les bons outils : il existe de nombreux outils pour faciliter l’organisation en remote :
- Chez Bureaux A Partager, nous sommes de grands adeptes d’Asana. C’est un outil de gestion de projet qui permet de créer des projets et de les découper en tâches que l’on peut ensuite assigner aux différents membres de l’équipe. Les possibilités sont infinies et on peut travailler à très nombreux sur un même projet tout en suivant les avancées des uns et des autres.
- Trello : un classique qui permet de se créer des to do list et de suivre l’avancée des différentes taches.
- Google Drive vous permettra d’accéder à tous les documents à distance et de travailler à plusieurs sur un même document.
3. Garder le lien : comment conserver l’esprit d’équipe en télétravail ?
Le gros écueil du télétravail c’est le sentiment d’isolement, particulièrement pour du télétravail longue durée. Pour lutter contre ça, c’est très important de prévoir des moments de partage en équipe, même à distance !
Dans notre équipe, nous nous retrouvons tous les matins à 9h45 pour prendre notre café tous ensemble, un petit moment pour parler de tout et de rien et s’assurer que tout le monde est en forme.
Tous les mardis nous avons un cours de sport, nous avons décidé de le maintenir … à distance ! Nous avons aussi créé un channel #Selfiesdeconfinement sur notre slack où chacun partage ses photos en télétravail. Autant d’occasion de maintenir le lien au sein de l’équipe et de sentir moins seul.
4. Se créer une routine et faire des pauses
Contrairement aux idées reçues les salariés en télétravail sont très efficaces et productifs et ont même tendance à travailler plus que lorsqu’ils sont au bureau. A la maison, quand on a pas d’enfants à garder, on est moins distrait, plus concentré et on travaille plus longtemps. Il faut donc penser à faire des pauses et se créer une routine de travail pour éviter la surchauffe !
5. Espace de travail : comment se créer un cadre propice au télétravail ?
Même dans un petit espace, il est possible de s’aménager un espace de travail agréable : un bureau à la bonne hauteur, une table devant une fenêtre, une chaise confortable, etc.
Les salariés habitués au télétravail recommandent aussi de couper symboliquement vie pro et vie perso en ayant un espace dédié au travail qu’on retrouve le matin et qu’on quitte le soir. Si vous êtes confinés dans un petit appartement, ça peut être tout simplement de ranger son ordinateur portable et ses documents de travail le soir lorsque vous avez fini de travailler.
6. Se faire confiance plus que jamais !
Vous le savez chez Bureaux A Partager, la confiance c’est LA valeur à laquelle on tient ! Notre moto : confiance en nous, confiance en nos clients, confiance en notre équipe. En télétravail plus que jamais la confiance en son équipe est cruciale. Fini le micro management, chacun se responsabilise et gère ses projets. Ça veut aussi dire qu’on est plus libre de gérer son temps. Pour ne pas rompre la confiance, pensez à tenir votre équipe informée si vous devez vous absenter pendant la journée et à rattraper ce temps à un autre moment.
Vous voila prêt pour affronter les prochaines semaines en télétravail. Racontez nous en commentaire où vous êtes et comment votre équipe s’organise !
