Pour que le partage de bureaux entre plusieurs entreprises se fasse en toute sérénité, un document précisant les règles de savoir-vivre et les informations clés liées à l’espace est plus que nécessaire. Le règlement intérieur est le garant d’une bonne cohabitation en bureaux partagés. L’équipe de Ubiq vous donne quelques conseils et un modèle à suivre pour rédiger le règlement intérieur de vos bureaux.
Sécuriser les bureaux
Dans des bureaux partagés, certains points comme les accès aux bureaux et la sécurité du matériel de colocataires est un sujet sensible. Chaque entreprise a un rythme et des règles différentes. Le règlement intérieur est un bon moyen de fixer des règles claires et communes à tous les colocataires de l’espace : précisez les horaires d’ouvertures, les accès visiteurs, l’obligation de fermer les portes de ses espaces privatifs, mais aussi les personnes à contacter en cas de problème. Ces mentions pourront également rassurer vos locataires sur la sécurité de leur espace de bureaux.
Informer
Le règlement intérieur peut également contenir des informations utiles pour les colocataires : de la livraison du courrier aux jours de passage du service de ménage, ou encore les règles de partage des salles de réunion. Toute information qui permettra d’informer les locataires de l’organisation et de l’entretien des bureaux devra figurer sur le règlement intérieur. C’est un bon moyen pour que les usagers en prennent connaissance : rappelez par exemple le code WiFi sur ce document, entre autres indications.
Un règlement intérieur pour mieux cohabiter
Enfin, le règlement intérieur permet également de fixer des règles communes pour bien cohabiter entre entreprises. Ces règles semblent moins importantes que la sécurité ou les accès, ou moins nécessaires que les règles informatives, mais elles faciliteront la cohabitation entre différentes habitudes : de l’utilisation des espace communs à l’organisation des évènements, notez toute forme de précision qui vous semblera importante pour une bonne cohabitation entre vos locataires.
Exemple de règlement intérieur
Voilà un exemple de règlement intérieur que l’on peut trouver dans un espace de bureaux partagés. Celui-ci couvre des points divers et variés, de la sécurité à la propreté des locaux en passant par l’organisation d’évènements.
