Les nouveaux enjeux des Office Managers au bureau
Ce n’est plus un secret pour personne : le monde du bureau est en évolution permanente. De par les époques, les tendances mais aussi la société et les besoins qu’elle insuffle aux entreprises, le bureau d’aujourd’hui n’est clairement plus celui d’hier et encore moins celui de demain.
Loin de nous l’idée de refaire un état des lieux des tendances du marché du bureau en 2023 (voir notre article “Le bureau fait sa rentrée : 3 tendances qui dessinent le marché”) mais plutôt de s’intéresser à un ceux qui vivent depuis toujours ces nouveaux enjeux en première ligne : les Office Managers.
Car qui de mieux que ceux qui incarnent l’âme de nos bureaux pour parler des nouveaux enjeux qui y sont associés et de leurs impacts réels aujourd’hui ?
Focus sur le métier d’Office Manager
Nouveau métier hérité des anglo-saxons, le métier d’Office Manager se répand de plus en plus à travers le monde et notamment en France, qui a vu son effectif grimper ces dernières années.
Lia Bazin, créatrice du premier “Club des Office Managers” et dans le métier depuis plus de 10 ans, décrit son article de blog comme ayant “plusieurs casquettes, car nous sommes le plus souvent dans de petites structures, avec des besoins restreints dans chacun de ces domaines, ne nécessitant pas le recrutement d’un « spécialiste » à temps plein. Nous assumons plusieurs rôles à la fois”.
Entre autres, c’est un métier aux nombreuses facettes, associant parfois des responsabilités liées aux ressources humaines, administratives mais aussi événementielles ou communicationnelles, tout dépend de l’entreprise employée et des besoins du poste.
Le seul point commun avec toutes ces typologies d’Office Managers est qu’ils évoluent depuis le départ dans un contexte de bureau et par là on entend dans le sens structurel du terme.
En effet, chaque Office Manager est rattaché à un groupe de personnes (ou l’effectif d’une entreprise) et à l’environnement dans lequel il évolue (à savoir son lieu de vie) : l’office.
Même si de nombreux évènements d’ordre social (dont la COVID19 en grande partie) ont fait fluctuer cette seconde donnée, l’espace de vie et d’échange quotidien des employés reste les quatre murs dans lesquels ils passent la majorité de leur semaine.
Mais le constat est là : l’univers du “bureau physique” tend non plus seulement à se métamorphoser au fil des années mais également à disparaître…
Un constat assez préoccupant quand on pense aux fiches de poste de certains Office Managers parfois à plus de 70% composées de missions d’ordre logistique et structurelles au sein de leur entreprise.
Alors quels sont les nouveaux enjeux auxquels font face les Office Managers au bureau aujourd’hui ?
Et quel est leur positionnement face à cette tendance à la disparition du bureau physique ?
L’Avant / Après de la crise sanitaire
On se doit de commencer par parler de l’un des déclencheurs d’une grande partie de ces nouveaux enjeux : la crise sanitaire qui perdure depuis Mars 2020.
Lorsque l’on interroge des Office Managers sur leur vision de leur métier, mais aussi sur les évolutions et spécificités qu’ils rencontrent aujourd’hui, beaucoup parlent d’un “avant /après” la crise du COVID.
Avant, les nouveautés émergeaient principalement des envies des dirigeants (une cohésion plus forte, un bureau plus central en ville) des employés (des afterworks à thèmes, une nouvelle cantine connectée) et des tendances du moment.
Avec la crise sanitaire, le “superflu” des envies a laissé place à l’urgence du besoin : besoin d’un environnement de travail sécurisé, de règles sanitaires respectées, d’employés en confiance et en bonne santé … mais aussi et surtout de maintenir la performance et la rentabilité de l’entreprise en ces temps troublés.
L’enjeu est devenu davantage lié à l’équilibre vital de l’entreprise, d’un point de vue business et humain, que d’un point de vue matériel et de services.
On vous rassure, presque 4 ans après le début du COVID, la balance est aujourd’hui pratiquement totalement rétablie !
Mais de nombreuses retombées persistent. Parmi elles, les nouveaux besoins et envies des collaborateurs, qui influent directement sur ceux des dirigeants et donc sur les actions misent en œuvre au quotidien … par les Office Managers !
Preventica, plateforme d’information et de rencontres pour la santé, la sécurité et la qualité de vie au travail, a établi une étude en Janvier 2023 auprès de son réseau pour comprendre les nouveaux besoins des travailleurs.
A la question “ Quel mot vous évoque le plus un monde du travail meilleur ?”, 25 % ont répondu un “environnement de travail sain et sécurisé”, devant une ambiance fun et décontractée (8%) ou encore “ la performance et la croissance » (5%).
Le bureau n’est plus seulement un lieu de travail et d’échange entre pairs mais également aujourd’hui un environnement qui se veut sain, rassurant et adapté aux changements subits dans la société.
Et par changement, il y en a un que les Office Managers et les fonctions RH ont dû gérer de plein fouet : l’apogée massive du télétravail.
Fédérer toujours plus .. mais à distance
S’il était déjà présent pour une bonne majorité des employés, le TT est devenu omniprésent dans les ¾ des entreprises en France et ce pour pratiquement tous les types de profils.
Pour des Office Managers dont la devise est de rendre la vie au bureau facilitée, agréable et conviviale, l’enjeu est donc de taille : il s’agit de continuer à fédérer mais autant en présentiel que par écran interposé.
De la contrainte du digital a découlé non seulement la nécessité de repenser l’expérience collaborateurs mais également celle du rapport au travail, nouvelle source d’inquiétude pour certains employeurs.
Car lorsque des personnes sont à distance, on fait rapidement le constat d’une non maîtrise de leur temps de travail tout comme de leur état d’esprit et de santé. La difficulté est donc d’entretenir des sources de contacts et de partage régulier sans pour autant empiéter sur la productivité et l’espace de la personne.
La réactivité des plateformes en ligne (telle que Google, Zoom) mais également des acteurs de l’évènementiel pour proposer des offres de teambuilding 100% digitale a donc une véritable aubaine pour les Office Managers, même si ces solutions ont difficilement remplacées la plu value unanime du présentiel.
Le jeu de l’attractivité
D’une obligation sanitaire en 2020, le télétravail est devenu une véritable réglementation intra-entreprise et aucune entreprise (ou presque) ne déroge à la règle.
L’enjeu de l’attractivité est donc devenu un très grand sujet pour les Office Managers qui peinent parfois à faire revenir leurs collaborateurs au bureau …
L’idée est donc de créer de nouvelles routines, de nouveaux rendez-vous hebdomadaires à effectuer uniquement en présentiel.
Et il semble que cela fonctionne !
On constate aujourd’hui que les moments fédérateurs sont redevenus pour la quasi-totalité des moments en physiques.
Ces évènements ont pris une valeur encore plus importante pour les employés, qui se rendent davantage disponibles et engagés dans ces moments de vie de bureau qui deviennent de véritables retrouvailles.
D’un simple “pot de fin de journée” les afterworks, team building et autres petits déjeuner de début de mois sont devenus des éléments d’attractivité pour les entreprises, qui n’hésitent pas à les mettres en avant dans leurs offres de postes, sur leurs réseaux sociaux ou tout simplement en engageant des personnes dédiées à leur réalisation …La boucle des Office Managers est bouclée !
La volonté d’être attractif va jusqu’à repenser le lieu de travail pour donner encore plus envie de quitter leur chez eux …quitte à reproduire ce même chez eux !
Bureaux aux allures d’appartement moderne, avantages food, salles de sieste, de sport … les typologies de recherche de bureau deviennent aussi pointilleuses que celle d’un véritable appartement !
Et la demande est bien présente, en témoigne notamment les plus de 1 200 participants à la JNSB de juin 2023 ( Journée nationale Sans Bureaux) lors de laquelle chacun à la possibilité de travailler de partout sauf depuis ces bureaux et ce le temps d’une journée .
Travailler main dans la main avec la flexibilité au bureau
Mais le bien-être n’est clairement pas le seul facteur avec lequel les Office Managers doivent composer au quotidien : le souci de la flexibilité a également envahit toutes les bouches et toutes les roadmaps des entreprises !
La flexibilité possède aujourd’hui plusieurs piliers d’ancrage :
- Celui du temps de travail, bousculé par la présence du télétravail, des horaires modulés, de l’ouverture sur l’équilibre de vie professionnelle et personnelle
- Celui du profils des employés, qui sont de plus en plus modulables (freelances, à mi-temps, en 100% remote) et qui sont souvent attractifs pour les entreprises car plus expérimentés et accessibles malgré la barrière physique
- Et bien sûr, celui des espaces de travail ! Les recherches de bureaux se font aujourd’hui avec un cahier des charges bien surprenant : un nombre de postes inférieur à l’effectif réel de l’entreprise, une volonté de solutions clés en main avec la montée en flèche des bureaux opérés, des engagements de bureaux plus courts, des bureaux au vert…
Les Offices Managers l’ont bien compris, il faut désormais se parer de solutions modulables, adaptées à tous pour plaire, attirer, mais surtout pour s’adapter aux potentielles mauvaises surprises … Un travail titanesque donc, qui est aujourd’hui facilité par de nombreux outils !
Armement de partenaires et d’outils adaptés
Flexibilité, mobilité, distanciel sont donc désormais les maîtres mots du quotidien des Office Managers. Un bon nombre de défis à relever, qui s’ajoutent parfois à d’autres tâches et missions déjà bien ancrées.
Alors comment pallier ces nouveaux enjeux de taille ? Si les enjeux ont évolué, les offres pour y répondre aussi.
Les Office managers s’entourent de plus en plus de partenaire permettants de mieux s’organiser et gérer leur quotidien :
- Des plateformes de gestion de projet : Asana, Trello, Monday
- Des plateformes de gestion du temps / télétravail : Flowee, Deskare, Lucca
- Des plateformes de gestion du parc informatique / IT : Rzilient, Cleaq, Getapp
- Des plateformes de gestion de comptabilité : Spendesk, Payfit
- Et même … des plateformes de gestion de l’office management : Kumquat, Makko,
Certaines de ces solutions existaient déjà depuis de nombreuses années mais elles ont connues un gap notable, avec l’arrivée de la flexibilité des bureaux et des temps de travail, en particulier lorsqu’il s’agit des Office Managers eux-mêmes !
Si il y a un dernier outil que l’on pourrait citer ici, cela serait celui qui jusqu’alors à réussi à grandir, évoluer mais surtout accompagner des centaines et des centaines d’Office Managers face aux bouleversements de leur quotidien : le réseau !
On le voit à travers les réseaux sociaux dédiés aux Office Managers (Slack, Groupes Facebook) ou encore l' »OM Summit » qui ne cesse de grandir (le 1er Festival des Office Managers qui a fêté sa 7ème édition en Octobre 2023), les Office Managers détiennent des ressources extraordinaires pour affronter le quotidien : eux-mêmes !
Pourquoi ne pas donc envisager un »Bureau des Offices Manager » dédié uniquement aux Office Managers et aux fonctions support ? Dans un contexte où le bureau devient un lieu de vie et de flexibilité sans précédent, tout est possible …
Si les nouveaux enjeux sont nombreux, si le monde des bureaux se module, les Office Managers ont la chance d’eux aussi se transformer au rythme des années et surtout de voir leur fonction dans les entreprises s’adapter à ces nouvelles contraintes.
Un bel arrangement donc, qui n’empêchera pas bien sur les tendances et autres surprises du quotidien de s’immiscer et de redistribuer les cartes au jour le jour.
