L’heure du départ de votre super stagiaire est arrivée… Après avoir formé votre stagiaire parfait, il faut déjà en trouver un nouveau et l’accueillir au bureau. Pas facile de savoir par où commencer, alors voici 10 conseils pour vous préparer au mieux à ces adieux.
1. Faire le bilan de stage
Après 6 mois passés ensemble, vous avez sûrement fait plusieurs points avec votre stagiaire. En effet, il est important de faire des bilans réguliers tout au long du stage : après le premier mois pour avoir ses ressentis sur ses premiers jour et lui donner des axes d’amélioration, après le 3ème mois une fois qu’il a pris toutes ses marques et enfin à la fin du stage. Ce dernier bilan permettra au stagiaire de faire un point complet sur les compétences qu’il a pu développer lors des mois précédents. Il pourra également donner un feedback sur ce qu’il a ressenti de la culture d’entreprise, du management de son tuteur etc.
Pour l’étudiant, un stage est avant tout une expérience professionnelle très formatrice dans laquelle il arrive parfois sans avoir des compétences très développées. Il ne faut pas hésiter à être sincère dans ce que l’on a ressenti de son travail. On peut tout se dire, tant qu’on y met la forme. On donne les qualités (ça fait toujours plaisir) mais aussi les axes d’amélioration.
2. Rechercher efficacement
Trouver un bon stagiaire peut relever du parcours du combattant. Pour autant, de nombreux outils très efficaces sont à votre disposition pour vous faciliter la vie. Dans le recrutement, il faut surtout retenir les périodes à ne pas manquer : janvier/février et juillet/août. Les étudiants cherchent essentiellement des stages à ces moments précis donc anticipez !
D’abord, il faut rédiger une annonce pertinente et efficace. Elle permettra de bien cibler le profil recherché et donner une bonne image de votre marque employeur. Une fois que l’annonce est rédigée, il suffit de la mettre à jour si nécessaire et de la reposter aux périodes souhaitées.
Ensuite, il faut la poster aux bons endroits. Vous pouvez opter pour le classique LinkedIn ou des sites de recrutement en ligne tel que Welcome To The Jungle. Vous pouvez également contacter directement les universités ou écoles pour diffuser l’annonce en interne.
N’hésitez pas à inclure votre stagiaire sortant dans le processus de recrutement, après tout il connait aussi bien son poste que vous.
3. Organiser la passation
Organiser une bonne passation est essentiel lorsque vous changez de stagiaire. Idéalement, il faudrait que les deux stagiaires passent une semaine ensemble pour une passation physique. De cette façon, ils pourront discuter en direct et se poser toutes les questions nécessaires. Néanmoins, il faut que le stagiaire sortant prépare des documents de passation écrits pour donner toutes les clés à son successeur pour réussir. Aussi, il peut nettoyer le Drive pour que le petit nouveau ne soit pas perdu.
Le plus important ce n’est pas le nombre d’informations laissées par le stagiaire sortant mais qu’elles soient claires. Son successeur pourra s’y référer autant qu’il le souhaite, et ça c’est pratique.
4. Organiser le pot de départ
Très important, c’est d’ailleurs un des moments préféré du stagiaire : il va enfin pouvoir fêter ses derniers mois de dur labeur passés à vos côtés dans votre espace de travail ! Mais attention, il faut bien se mettre d’accord sur qui le prépare en amont : la RH, les collègues, le boss ou le stagiaire lui-même ? Quel sera le budget ? Un petit cadeau de fin de stage ?
Il est temps de se faire une petite session brainstorming pour mettre tout ça au clair.
5. Marquer le coup
Les moments partagés sont les plus beaux, mais parfois un petit cadeau pour marquer le coup ça fait plaisir. Le plus simple est de créer une cagnotte en ligne. Vous pourrez en trouver beaucoup car l’offre est très variée. Attention, il faudra éventuellement compter des frais bancaires lors du virement, à prévoir dans le budget donc !
Quel cadeau choisir? Si vous jouez la surprise, trouvez un cadeau sympa et ecolo. Notre astuce : demandez à votre stagiaire de donner une idée de cadeau pour le départ d’un autre stagiaire. C’est probablement celui qu’il souhaiterait. Mais ne vous prenez pas la tête, une soirée en compagnie de toute votre team c’est déjà sympa !
6. Préparer quelques mots
Le discours est un exercice dans lequel certains sont à l’aise et d’autres pas. Si vous êtes dans le premier cas, lâchez-vous ! Pour les autres, pas de panique. On évite les phrases bateau et surtout on garde en tête deux mots-clés : sincérité et bienveillance. Rappelez quelques succès et mettez en avant les points forts de votre stagiaire. Un petit ego-boost avant de partir, ça fait toujours plaisir. Pour le stagiaire, ça peut être un peu plus difficile de prendre la parole en public. S’il oublie un ou deux collaborateurs essayez de ne pas vous vexer !
7. Passer le dernier jour
On ne va pas se mentir, ce n’est pas le jour le plus productif pour le stagiaire qui s’en va. Néanmoins, si vous avez une semaine de passation physique, il peut consacrer cette dernière journée au nouvel arrivant. Sinon, il peut peaufiner les derniers documents de passation. Puis après avoir envoyé son mail de départ, votre stagiaire s’en va le coeur léger.
8. Faire un onboarding réussi
Ça y est, après avoir passé tout le process de recrutement, vous avez trouvé la pépite que vous cherchiez et voilà son premier jour qui arrive. Si vous avez bien suivi les étapes précédentes, l’onboarding du nouveau stagiaire devrait être un jeu d’enfant.
Dans les premiers jours, on répartit les réunions onboarding pour ne pas l’inonder d’information. Il faut avant tout être patient, tout est nouveau pour lui et il doit s’adapter à l’équipe, à son poste et à la culture d’entreprise. N’hésitez pas à le renvoyer aux documents d’onboarding pour qu’il soit autonome et essayez de vous rendre disponible pour répondre à ses questions. Encouragez-le à faire preuve d’initiatives : il est jeune, plein d’énergie et de nouvelle idées, mettez-les à profit.
9. Gérer les dossier que vous ne connaissez plus
Le nouveau stagiaire vous demande des détails sur un dossier précis et vous ne savez pas du tout de quoi il parle. Normal, votre ancien stagiaire était presque totalement autonome. Pas de panique, encore une fois si l’onboarding a été préparé, il devrait trouver toutes les informations dont il a besoin.
Encouragez-le à être autonome, mais si vous le voyez perdre des heures sur le même problème, n’hésitez pas à lui donner un coup de main. Dites-vous également que si il n’a pas su trouver l’information seul, il doit y avoir un défaut dans la passation. Encouragez-le à compléter les documents de passation au fur et à mesure pour qu’il soit pro-actif.
10. On recommence
Déjà 6 mois que vous avez accueilli le petit nouveau devenu grand. Son stage touche à sa fin et il va falloir (encore) tout recommencer.
Si tout ce processus peut paraître compliqué, accueillir des nouveaux stagiaires offre de nombreux avantages. En effet, une nouvelle recrue aura toujours un oeil neuf, de l’énergie et des idées. Ça vous permettra d’avoir une nouvelle perspective sur votre activité et de vous renouveler. Un stagiaire c’est avant tout une valeur ajoutée, surtout que le monde du travail est en constante évolution. Ça vaut bien un petit cadeau de fin de stage !
