Les open spaces (ou open offices) sont de plus en plus critiqués. Conçus initialement comme des espaces encourageant les échanges, les open spaces sont sensés rendre les salariés plus heureux et plus sociaux. Mais la réalité, c’est que la plupart d’entre eux sont trop bruyants et que les salariés ont donc du mal à se concentrer, ce qui réduit leur productivité. Heureusement il existe des solutions pour rester productif tout en travaillant dans un espace partagé.
1 – Porter des écouteurs
On a tous déjà porté des écouteurs pour se couper des conversations de ses voisins ou indiquer qu’on ne doit surtout pas nous déranger. Mais si la musique nous aide effectivement à nous couper de notre environnement extérieur, elle ne nous aide pas forcément à nous concentrer. En effet, écouter une chanson, par exemple, nous déconcentre autant qu’entendre une conversation entre nos voisins. Si vous voulez vraiment vous concentrer il faut écouter des musiques sans paroles, comme de la musique d’ambiance ou des “bruits blancs”.
Les « bruits blancs », ce sont ces bruits de fond que nous entendons tous les jours sans y prêter attention, comme par exemple les sons qu’on entend dans un café, ces conversations qu’on entend mais qu’on ne comprend pas, le bruit de l’eau qui coule, le gazouillis des oiseaux… Une récente étude de l’université de Chicago a prouvé que ces bruits nous aident à augmenter notre concentration de 47% car ils dissipent notre sentiment de solitude et réduisent donc notre stress.
2 – S’isoler pour discuter
La plupart des bureaux ne sont pas composés uniquement d’open space. Il existe de nombreuses salles disponibles pour discuter en toute tranquillité : salles de réunion, cuisines, salles de détente, ou même le bureau de votre collègue parti en vacances. Et si vous n’avez pas d’espaces fermés de disponibles, vous pouvez toujours dédier un espace précis au sein de l’open space pour les réunions et les séances de brainstorming. Inutile de déranger tout le monde si vous avez la possibilité de vous isoler.
Pensez aussi à parler doucement. Inutile de hurler pour se faire comprendre, même au téléphone. Parler doucement oblige votre interlocuteur à se concentrer sur ce que vous dites, et évite qu’il se sente agressé. En parlant à voix basse vous générez aussi un « bruit blanc » pour vos collègues, ce qui peut les aider à se concentrer.
Attention à bien faire la différence entre les lieux dédiés aux échanges et ceux dédiés au travail individuel. Si vous commencez à discuter de tout n’importe où, ce sera vite le chaos et il sera impossible de travailler en paix.
3 – Soyez égoïste pour rester productif
Il est toujours bien vu d’aider un collègue dans le besoin, mais il ne faut pas non plus devenir la roue de secours du bureau, au risque de ne plus avoir de temps pour soi. Et s’il est bien entendu conseillé de demander de l’aide à ses collègues si vous êtes vraiment coincé ou dépassé par une tâche, il faut toujours que vous le considériez comme une solution de dernier ressort. Avant de déranger qui que ce soit, demandez vous d’abord si vous avez essayé toutes les solutions qui se présentent à vous.
S’interrompre dans son travail pour aider un collègue diminue votre productivité. En effet, passer d’une activité à une autre demande une gymnastique de l’esprit et un temps d’adaptation non négligeable. À chaque fois que vous passez d’une activité à une autre il vous faut quelques minutes pour intégrer tous les éléments nécessaires à la compréhension de la tâche, et encore quelques minutes pour revenir à l’activité précédente. Lorsque vous aidez un collègue, il vous faut aussi intégrer sa façon de penser et d’appréhender le problème, une gymnastique de l’esprit supplémentaire qui demande elle aussi du temps. Lorsque cela arrive plusieurs fois par jour, c’est plusieurs heures de perdues en « temps d’adaptation » et votre productivité en prend donc un coup.
Lorsque vous êtes en pleine réflexion, ne sous-estimez pas l’importance de votre travail. Il n’y a aucun problème à refuser de donner un coup de main et dire qu’on n’est pas disponible pour le moment. De même, si vous souhaitez demander de l’aide à un collègue, vérifiez avant qu’il est bien disponible (par exemple, s’il porte des écouteurs c’est probablement pour s’isoler et se concentrer).
Travailler en open space ressemble à la vie en colocation : ça a beaucoup d’avantages mais on se rend vite compte qu’on a aussi besoin d’espaces privés. De même que dans une colocation, il ne faut donc pas hésiter à établir des règles strictes sur le respect de l’espace privé de chacun. Et si vous êtes vraiment productif, vous gagnerez tellement de temps que vous n’hésiterez pas à vous rendre disponible pour aider les autres quand ils en ont besoin.
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