Une réunion dure en moyenne 1h08, selon une étude de Wisembly réalisée en 2018 en partenariat avec l’IFOP. C’est long, n’est-ce pas ? Et personne n’aime participer à une réunion interminable… et sans but. Pour être efficace, il faut rédiger une feuille de route claire : un ordre du jour de réunion. Ubiq vous donne ses conseils pour que chacune de vos réunions soit rondement menée.
Les bases d’un bon ordre du jour de réunion
Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?
C’est une feuille de route, une liste d’activités à réaliser dans une séquence ordonnée pendant une réunion. L’ordre du jour de réunion donne les thématiques et les sujets qui doivent être discutés et/ou décidés, ainsi que les choses à réaliser durant le rendez-vous.
Quel est l’intérêt de ce support ?
Une réunion bien menée est une réunion organisée. Rédiger un ordre du jour et l’envoyer en amont aux participants leur permet de bien comprendre le but de la réunion et de s’y préparer. Ainsi, ils peuvent transmettre une information technique en amont et ne pas venir à la réunion si leur présence n’est pas essentielle. Pendant la réunion, l’ordre du jour est la feuille de route qui permet d’avancer clairement et efficacement.
Un ordre du jour de réunion doit impérativement être envoyé en amont aux participants.
Que mettre dans son ordre du jour de réunion ?
Vous l’aurez compris, l’intérêt d’un ordre du jour de réunion se résume en deux mots : efficacité et productivité. Pour atteindre cela, vous pouvez inclure certaines informations essentielles dans votre document « ordre du jour ». D’abord, donnez-lui un titre pour que le sujet de la réunion soit facilement identifiable. Le titre doit être l’objectif principal de la réunion, ce à quoi elle doit aboutir. Il est essentiel d’inscrire une heure se début et de fin de la réunion pour que les participants puissent s’organiser. Ensuite, détaillez les sujets qui permettront d’atteindre votre but. Chaque sujet ou activité doit avoir un temps alloué pour être le plus efficace possible.
L’ordre du jour de réunion : la pratique
Pour réaliser un ordre du jour de réunion utile et efficace, suivez ces 7 étapes.
1. Identifier l’objectif de la réunion
Commencez par énoncer clairement le ou les objectifs de la réunion. Assurez-vous de définir un objectif spécifique et réalisable. Par exemple, une réunion de 30 minutes visant à approuver le budget publicitaire mensuel de l’entreprise est plus réalisable que si l’objectif était améliorer le chiffre d’affaire global. L’objectif d’un ordre du jour de réunion est d’être productif et efficace pendant la réunion, pas de générer des frustrations.
2. Engager les participants dans la préparation
Si vous souhaitez maintenir tous les participants engagés pendant la réunion (et pas sur leurs téléphones…), demandez-leur des informations complémentaires ainsi que leur avis au préalable. Vous pouvez leur demander quels sujets ils souhaiteraient aborder selon votre thématique. Une fois que vous avez une liste d’idées et suggestions, vous pouvez les examiner et décider quels éléments vous allez finalement inclure dans le document. Ce processus créé un engagement supplémentaire autour de l’ordre du jour.
3. Énumérer les questions que vous souhaitez aborder
Une fois que vous connaissez l’objectif de votre réunion et que vous avez des idées sur les sujets que vous souhaitez aborder, énumérez les questions auxquelles vous devez répondre pendant la réunion. Certains ordres du jour répertorient simplement des sujets sous la forme d’une phrase courte, par exemple: « équipement de location ». Cependant, vous pouvez clarifier l’objectif de chaque point de l’ordre du jour en formulant les points de discussion sous la forme de questions ouvertes. Par exemple, vous pourriez écrire: « Dans quelle mesure devrions-nous envisager de louer du matériel plutôt que de l’acheter?». Cette pratique invite à la discussion et promeut l’engagement de tous les participants dans le sens de l’objectif de la réunion.
4. Identifier le but de chaque activité
Chaque activité que vous allez effectuer au cours de la réunion doit être reliée au thème principal. Dans une activité, vous devez prévoir 3 étapes : (1) partager des informations, (2) solliciter des commentaires et (3) prendre une décision. Au fur et à mesure de la réunion, complétez votre document en notant l’objectif de chaque tâche, les étapes de réflexions et leurs aboutissement.
5. Estimer le temps à consacrer à chaque sujet
Ensuite, estimez le temps à consacrer à chacune des activités de la réunion. Donnez-vous suffisamment de temps pour traiter tous les sujets que vous avez prévu. Vous pouvez optimiser votre agenda selon l’importance des sujets. Par exemple, accordez plus de temps aux sujets complexes qui sont sujets à débats. Aussi, concentrez les éléments de plus grande importance au début de la discussion pour que vos interlocuteurs soient concentrés. Cela vous aidera également dans l’organisation de votre ordre du jour de réunion.
6. Identifier qui mènera les discussions pour chaque sujet
Dans certains cas, une personne autre que le responsable de la réunion peut diriger le débat sur une activité. Si vous prévoyez d’avoir d’autres médiateurs que vous, identifiez-les dans l’ordre du jour sous la partie consacrée à leurs sujets respectifs. Cette étape permet aux intervenants de se préparer sereinement à leur prise de parole, et donc contribue au bon déroulement de la réunion.
7. Terminer chaque réunion par une révision
Finalement, il est important de se laisser un temps d’échange à la fin de la réunion. Lors de cette étape, vous devez évaluer de manière collective ce qui c’est bien passé et ce qui doit être amélioré. En prenant quelques minutes pour réfléchir à ces questions, vous pouvez vous assurer que votre prochaine réunion sera encore plus efficace.
Bonus : En cas de réunion de dernière minute (car oui ça arrive parfois)
Une fois tous les participants réunis dans la salle, faites un tour de table pour que chacun présente rapidement le sujet qu’il a prévu d’aborder. Déterminez à la fois le temps alloué à chaque sujet ainsi que l’horaire de fin du rendez-vous afin de cadrer les choses dès le départ.
Vous avez maintenant tout ce qu’il faut pour bien rédiger un ordre du jour de réunion ! Mais attention, ça ne veut pas dire qu’il faut organiser des réunions tous les quatre matins, bien au contraire. Selon une étude menée par Doodle en 2019, 2/3 des réunions sont jugées inutiles par ceux qui y participent et constituent une perte de temps. Réservez donc vos réunions pour des sujets essentiels et qui ne peuvent pas être traités seulement à l’écrit.
