Au bureau, les réunions font partie intégrante du quotidien de bon nombre de salariés. Et pourtant, qui n’a jamais eu envie de manquer une réunion ou bien de s’en échapper ? Il arrive souvent que celles-ci s’éternisent et ce n’est pas pour plaire à tout le monde. En effet, d’après une étude Opinion Way, 52% des salariés sont d’avis que les réunions ne sont généralement pas productives. Pour quelles raisons ? D’après une étude Wisembly en partenariat avec l’IFOP, 42% des répondants pensent que les réunions auxquelles ils assistent sont mal préparées et 48% que celles-ci sont rarement suivies d’un compte rendu de réunion de travail. Alors comment s’organiser au mieux pour tirer le maximum des réunions et parvenir à rester productif ?
52% des salariés pensent que les réunions ne sont pas productives
Réunion ou pas réunion ?
Les Français passeraient en moyenne 27 jours en réunion par an, d’après une étude Wisembly. Ils passent donc plus de temps en réunion qu’en congés ! D’où l’importance de se poser plusieurs questions en amont : est-il vraiment nécessaire de faire une réunion ? S’agit-il d’une simple transmission d’informations tout à fait réalisable par écrit ? Ou s’agit-il plutôt d’un brainstorming ? Parfois, les réunions peuvent devenir contre productives si elles ont lieu en trop grand nombre. De plus, le compte rendu de réunion final n’aura aucune utilité s’il n’y a pas eu de discussion de fond.
Aujourd’hui, certaines entreprises ont décidé de supprimer totalement les réunions
Il existe aujourd’hui d’ailleurs des entreprises qui misent sur des méthodes de réunions alternatives pour en améliorer le résultat : réunions silencieuses, réunions debout, walking meetings, etc. Certaines vont même jusqu’à les supprimer totalement – c’est le cas de la startup Alan, par exemple.
Sans aller jusque là, notre équipe des tech/produit a décidé de limiter les réunions en mettant en place un « No-Meetings Day« . Résultat : ils ne sont pas coupé dans leur flow et concentration une journée durant et peuvent être beaucoup plus productifs !
Comment préparer une réunion ?
Avant la réunion : anticipez
Si vous décidez qu’une réunion est nécessaire à l’avancement d’un projet ou d’une idée, une règle d’or : préparez-vous ! Une réunion bien préparée en amont, c’est plus d’efficacité pendant et aussi après.
Comment faire ? Dans un premier temps, réfléchissez bien à l’objectif de votre réunion, fixez ensuite l’ordre du jour ainsi que les points à aborder. N’oubliez pas de prévoir une salle de réunion où organiser le meeting. Une fois ceci réalisé, vous êtes paré !
Pendant la réunion : optimisez
Chaque année, les cadres passeraient l’équivalent de cinq semaines en réunion à cause de la durée de celles-ci : soit 1h09 en moyenne en 2018. Si vous organisez une réunion, fixez-vous une durée limite afin qu’elle ne s’éternise pas. Sachant que la durée idéale serait comprise entre 30 et 45 minutes, vous ferez gagner du temps et de l’énergie à tout le monde en raccourcissant vos prochaines réunions.
La durée idéale d’une réunion serait comprise entre 30 et 45 minutes
Après la réunion : le compte rendu de réunion
Un compte rendu de réunion, c’est quoi ?
Contrairement aux idées reçues, une réunion ne se finit pas dès lors que les collaborateurs sortent de la salle. Une réunion est vraiment terminée lorsque le compte rendu de réunion est rédigé et envoyé. Mais comment le rédiger ?
Un compte rendu a pour but de résumer la réunion afin d’informer les collaborateurs, de fixer des objectifs et de conserver une trace écrite.
Exemple de compte rendu de réunion
Faire un compte rendu n’est pas forcément quelque chose de très instinctif ou intuitif mais il est important de prendre l’automatisme d’en écrire un à chaque fin de réunion. Pour vous aider dans à rédiger votre premier compte rendu de réunion de travail, vous pouvez suivre ce guide :
- Compte rendu de réunion de [type de réunion], du [date], à [lieu]
- Les noms des participants puis des absents ;
- L’ordre du jour : sommaire des points et sous-points à évoquer durant la réunion ;
- Les informations clés triées : pour chaque point, le texte doit être structuré, concis et précis ;
- La conclusion ;
- La signature du/de la rédacteur/rédactrice.
Comment diffuser le compte rendu de réunion ?
Pour faire ce compte rendu de réunion, on peut tout simplement utiliser un document Word puis l’envoyer par mail aux collaborateurs et le sauvegarder sur un Drive d’équipe. Aujourd’hui, il existe aussi d’autres outils permettant de rédiger et de partager notamment les compte rendus d’une réunion de travail comme Slite ou encore Beenote. Une fois rédigé, le compte rendu est alors accessible à tous les membres de l’entreprise. Cela permet une simplification de process et une communication plus fluide au sein de l’entreprise.
Et pour qu’une réunion soit vraiment utile et productive, il est certes indispensable de diffuser le compte rendu de réunion mais il est aussi et surtout crucial que celui-ci mène à des actions concrètes. Pour cela, il vous faudra attribuer chaque action à un collaborateur, mettre des deadlines et enfin mettre en place un suivi des tâches.
