Qu’on soit Le feedback professionnel permet, entre autres, de constamment progresser et d’établir une relation solide entre les collaborateurs. C’est pourquoi, chez Ubiq, nous tentons de mettre en pratique une méthode de feedback permanent. Plus besoin d’attendre le fameux entretien annuel pour avoir des retours sur son travail ; le feedback est utilisé au quotidien et devient un outil de communication, de performance, et de développement pour toute l’entreprise. Voici nos 5 conseils pour vous lancer à votre tour !
L’art de faire un feedback
L’importance du feedback
Posez-vous 30 secondes et réfléchissez à ce qui vous rend heureux dans votre travail. Vos tâches ? Vos collègues ? La mission de l’entreprise ? Eh bien, sachez que sans même vous connaître, nous pouvons vous affirmer qu’une partie de votre réponse est la reconnaissance, fameux besoin humain vital. Cela se traduit donc aussi par une reconnaissance au travail. Une étude canadienne réalisée par Officevibe a d’ailleurs montré que 78% des employés étaient plus motivés lorsqu’ils étaient reconnus dans leur travail. En humanisant les rapports entre collègues, le feedback aurait donc un impact conséquent sur le bien-être des collaborateurs et pourrait même les pousser à rester plus longtemps dans une entreprise (-14,9% de turnover dans les entreprises où le feedback est régulier).
78% des employés sont plus motivés lorsqu’ils sont reconnus dans leur travail
Les répercussions d’un manque ou d’une absence de feedback de la part des managers seraient conséquentes puisque cela mènerait à une difficulté à s’engager pour 98% des employés.
Feedback vs. critique
« Lors de la présentation, tu as été nul. »
Aïe. Nous avons ici un exemple de phrase lourde de sens qu’il est difficile d’entendre… et qui, soyons honnête, ne sera certainement pas constructive. À la lecture de ce propos, trois éléments clefs ressortent :
- Le jugement porte sur la personne et non sur son travail ;
- Le collaborateur juge ce qui est négatif mais ne mentionne pas ce qu’il aurait souhaité voir ;
- Le jugement n’est accompagné d’aucun exemple concret pour illustrer son propos ce qui le rend subjectif.
Nous sommes donc ici face à une critique, se caractérisant surtout par son aspect jugeant. Le feedback est une évaluation, positive ou négative, suite à une action ou une expérience. Et parce qu’aucun être humain ne fait un travail irréprochable et constamment parfait, les feedbacks sont indispensables. En plus d’instaurer un climat de confiance dans une entreprise, ils permettent de pouvoir s’améliorer dans certains domaines et d’apprendre à miser sur ses forces. Quand on sait que 39% des employés ne se sentiraient pas appréciés au bureau, on est en droit de se demander si l’art du feedback est bien maîtrisé partout…
Les étapes d’un feedback constructif
Beaucoup d’entre vous ont peut-être déjà entendu parler de la méthode sandwich : 1 message positif, 1 message négatif, 1 message positif. Oui ? Eh bien, oubliez-la. Inutile d’enrober une fraise de chocolat pour qu’elle nous ravisse les papilles. Il en est de même pour les feedbacks. Inutile d’emballer un retour négatif de deux compliments pour que le destinataire entende, accepte et tire parti de votre message. Un feedback négatif efficace se présenterait ainsi :
✅ 1. Réfléchissez en amont à ce que vous voulez dire afin de transmettre un message clair et juste. Vous pouvez le noter sur un bout de papier, vous entrainer à leur dire ou bien le lire à une tiers personne. Le tout est d’utiliser les bons mots, car oui, les mots ont leur importance. Mettez-vous à la place de votre collègue en tant que récepteur du message. Si les propos vous semblent blessant personnellement, reformulez votre feedback jusqu’à ce qu’il vous paraisse bien.
✅ 2. Donnez un axe d’amelioration.
✅ 3. Expliquez cet axe d’amelioration par un fait. N’oublions pas que les feedbacks flous ne sont pas constructifs, il faut du concret pour que les collaborateurs aient la possibilité de progresser.
✅ 4. Restez ouvert à l’échange à la suite de votre feedback.
Lorsque vous faites un feedback, gardez ces trois points en tête :
- Soyez sincère. Ce n’est pas la sincérité qui blesse mais le manque de tact, de justesse et d’empathie. Si vous remarquez que vos propos ont tendance à blesser, pensez donc à revoir votre formulation lors de feedback. N’hésitez pas à demander de l’aide !
- Evitez les propos discriminatoires. Cela va de soi.
- Pensez à toujours rester bienveillant. Il peut parfois y avoir des collaborateurs avec lesquels le courant passent moins bien ou avec lesquels il y a un passif, néanmoins, votre empathie pourra vous permettre d’avoir un échange plus sain et d’éventuellement faire évoluer votre relation professionnelle.
- Pensez à ne pas rester focus sur le passé. Les feedbacks ne sont pas là pour remuer le couteau dans la plaie ou pour faire culpabiliser. Ils sont axés sur l’amelioration future.
Comment instaurer un feedback permanent ?
1. Établir des codes et des moments propices aux feedbacks
Pour avoir un feedback permanent, il est important d’établir des codes et des moments. Ces derniers dépendront surtout de votre culture d’entreprise, de la taille de votre structure et de votre organisation (une entreprise en mode projet fonctionne mieux si les feedbacks sont très réguliers par exemple). Cela peut-être très different d’une entreprise, voire d’une equipe, à l’autre. Vous pouvez commencer par remplacer l’entretien annuel par les entretiens semestriels, utilisez l’outil Slack pour encourager le feedback anonyme, poussez les équipes à créer des points à la fin de chaque projet pour revenir sur ce qui a été positif et/ou négatif, etc…
Chez Bureaux À Partager, nous utilisons certains outils pour faciliter le feedback :
- Les points d’intégration au bout de deux mois et à la fin de la période d’essai ;
- Les entretiens semestriels en juillet et en décembre ;
- Le déminage en cas de tension entre deux collaborateurs. Dès lors que l’on entend, voit ou ressent des choses qui ne nous plaisent pas, nous pouvons amorcer une session de déminage avec l’intéressé(e) en lui envoyant un message et proposant un point déminage autour d’un café (ou non).
- Les points quotidiens : nous avons notamment recours au « Give » de Briq pour “envoyer et recevoir du love” et ainsi tisser des liens entre les équipes. Une manière d’effectuer des feedbacks plus informels. Comme nous fonctionnons en mode projet, nous prônons également la consultation active, c’est-à-dire que nous demandons aux gens de l’équipe ou extérieures des retours sur un projet.
2. Préférez les feedbacks à froid
Lorsque l’on réagit sur le coup, nous avons tendance à utiliser des mots plus durs, des propos moins construits et finissons par tomber dans la critique inconditionnelle non constructive… Que ce soit par écrit ou à l’oral, laisser du temps entre l’action et le feedback peut parfois aider à mieux trouver les mots justes.
3. Former et informer les collaborateurs sur la méthode
Pour mettre en place le feedback permanent, il est essentiel de bien former tous les collaborateurs. La pédagogie est la clef de la réussite. Cela peut se traduire par une formation lors de l’onboarding des nouveaux arrivants, une formation avant chaque entretien semestriel ou des points en one-to-one si vous remarquez un besoin chez un salarié.
Vous pouvez également solliciter l’avis de vos collaborateurs sur la façon de fonctionner. Demandez-leur régulièrement comment ils se sentent (grâce à un baromètre envoyé une fois par mois par exemple) et s’ils ont idées d’ameliorations ? Le feedback vous permettra de faire évoluer votre système pour arriver à celui qui correspond le mieux à votre entreprise et à son identité !
4. Donner accès à ces informations à tous vos collaborateurs
Une fois la base établie et les collaborateurs formés, pensez à bien mettre toutes les informations à disposition de vos collaborateurs. Vous pouvez les poster dans un document sur le Drive de l’entreprise ou bien créer un projet sur Slite. Encore une fois, à vous de trouver la solution qui fonctionne le mieux pour vous et vos équipes.
5. En faire un levier RH notamment lors de recrutement
Lors des entretiens d’embauche, mettez en avant votre culture du feedback. Cela aura un effet d’attractivité, surtout auprès des millennials qui sont demandeurs de retours réguliers. Cela permettra aussi aux candidats de mieux se rendre compte de ce qui les attend et de savoir si l’aventure les tente ou non…
N’hésitez pas à commenter pour nous partager vos expériences ou nous raconter comment les feedbacks s’effectuent au sein de votre entreprise. Nous serons ravis d’échanger avec vous sur ce sujet !
