Décider d’arrêter complètement les réunions au bureau comme l’a fait la start-up Alan n’est pas une option envisageable pour toutes les entreprises. Ce n’est pas pour autant qu’elles ne sont pas en quête d’agilité au sein de leurs équipes. Pour en finir avec les réunions interminables et inefficaces, il existe plusieurs alternatives comme adopter la méthode agile – calée sur celle des équipes tech – ou le stand-up meeting. Si la réunion debout est une méthode simple à mettre en place, celle-ci requiert tout de même une bonne organisation et surtout une forte compréhension des enjeux de la part des collaborateurs. Sans quoi, ces réunions ne seront pas plus efficaces que celles assises…
Stand-up meeting : la définition
Qu’est ce que le stand-up meeting ? Traduit littéralement, stand-up meeting signifie « réunion debout » en anglais. Ce sont donc des réunions d’équipe effectuées debout. Celles-ci ont généralement lieu quotidiennement et ont pour but de créer cohésion et implication au sein de la team.
Pourquoi passer au stand-up meeting ?
Si vous ne fonctionnez pas en sprint et que vous êtes plutôt adeptes des longues réunions hebdomadaires, il se peut que vous perdiez en efficacité et en information. Au bout de 30 minutes, les trois quart de l’assemblée ont décroché : Jean-Michel scrolle son fil d’actualité Instagram, Claudine rêve de ses prochaines vacances et Natacha est à deux doigts de s’endormir… On ne peut pas tellement leur en vouloir ; rester assis des heures durant peut avoir un côté insoutenable, surtout quand on a un rôle passif. Ne vaudrait-il finalement pas mieux faire une réunion courte et efficace qu’une réunion d’une heure pendant laquelle personne ne suit ?
Si les sprints sont si appréciés des développeurs, c’est qu’ils permettent de mieux s’organiser, de prioriser, d’avoir une meilleure vision globale et de booster l’entraide au sein de l’équipe. Avec le stand-up meeting, on retrouve ces avantages. En effet, c’est une méthode qui permet de raccourcir les réunions, de prendre la température et de partager l’actualité au sein de l’équipe.
Les avantages du stand-up meeting
Des réunions plus courtes
C’est prouvé : quand on est debout, on a moins tendance à y aller par quatre chemins et à se dire les choses de manière plus directe. Moins de temps en réunion, ça veut dire plus de temps pour l’opérationnel.
Une meilleure cohésion d’équipe
Pour une entreprise, il est essentiel d’avoir des équipes soudées. Avec les stand-up meetings, les collaborateurs se tiennent au courant de l’avancement des différents projets et chacun peut apporter son aide aux collaborateurs face à des difficultés. Ainsi, la communication ne se fait plus exclusivement entre manager et collaborateurs mais de manière globale au sein de l’équipe. Avec des échanges plus fréquents, on note une plus grande solidarité entre les membres d’une équipe et une meilleure cohésion d’équipe génératrice d’efficacité.
Plus de créativité
Au cours de derniers années, les salariés sont en très grande partie devenus sédentaires. Assis derrière des bureaux ou dans une salle de réunion, le mouvement a quasiment totalement disparu du quotidien au bureau. Seulement voilà, une étude de l’université de Stanford a montré qu’être en mouvement permettait d’augmenter la créativité. En effet, il s’avère que le cerveau humain fonctionne de manière générale beaucoup mieux pendant et après avoir marché. Essentiel pour trouver de nouveaux concepts mais aussi des solutions à des problèmes. Il serait donc sérieusement temps de remettre le dynamisme au goût du jour !
Il s’avère que nous sommes plus créatif pendant et après avoir marché
Organiser un stand-up meeting
À quel moment de la journée ?
Le moment idéal pour faire le stand-up meeting est le début de journée. Choisissez un horaire auquel tout le monde pourra être présent. Attention, si la réunion a lieu à 10h, cela ne signifie pas que l’on commence à travailler à 10h.
L’idée de base du stand-up meeting est de réunir l’équipe tous les jours afin de faire un point rapide. Un état des lieux du projet, en quelque sorte. Si vous trouvez qu’un point quotidien est un peu trop lourd ou inutile, diminuez la récurrence à votre convenance. Si vos projets nécessitent des temps de préparation longs et que l’avancement ne peut pas être mesuré au jour le jour, il se peut que la méthode du stand-up meeting ne corresponde pas à vos besoin et il vous faudra alors rester sur un format plus long d’une heure par semaine – le sprint pourrait donc être une meilleure option pour vous et votre équipe. À vous de voir ce qui vous convient le mieux.
Néanmoins, si vous optez pour le stand-up meeting, il est essentiel de faire attention à bien vous voir plusieurs fois par semaine sinon les échanges seront trop limités et la méthode perdra de son efficacité.
Le stand-up meeting a pour but de réunir l’équipe de faire un point rapide quotidien
Où se retrouver ?
Le but étant de créer une « safe place » pour tous, choisissez un endroit calme dans lequel vous ne serez pas dérangés et où chacun pourra s’exprimer librement. L’idéal est d’instaurer une sorte de rituel. Retrouvez-vous toujours au même endroit si chacun est plus à l’aise en ayant des repères.
Combien de temps la réunion doit-elle durer ?
Le stand-up meeting, c’est être debout POUR être efficace. Les réunions doivent donc durer entre 5 et 15 minutes. Pas plus. Sinon la méthode perd de son intérêt.
Qui participe ?
Essayez de ne pas avoir une réunion avec 20 personnes. Les stand-up meetings fonctionnent bien si l’on n’est pas trop nombreux. Comment choisir ? Impliquez les parties prenantes au projet. Le mieux étant de ne pas être en trop grand nombre pour que la méthode soit réellement efficace.
Les règles du stand-up meeting
Un stand-up meeting ce n’est pas : tout le monde se met debout et papote. Bon, il y a un peu de ça dans le sens où l’on est bien debout mais l’organisation va plus loin que ça.
1. Tous la participants se mettent en rond.
2. Chacun à leur tour, les membres de l’équipe prennent la parole et répondent aux trois points suivants :
- Ce que j’ai réussi à accomplir hier
- Ce que je vais faire aujourd’hui
- Les obstacles qui m’empêchent d’avancer dans le projet
3. Dans un stand-up meeting, on est actif ! Tout le monde doit prendre la parole et doit venir préparé.
4. Lorsqu’un membre évoque les obstacles, les autres peuvent répondre pour essayer de donner des clés. Mais attention, ne partez pas dans des débats !
5. Évitez les distractions : exit les ordinateurs, les portables, tablettes et autre outils de tentation suprême. Le stand-up meeting, ce sont 15 minutes pendant lesquelles vous restez concentré !
6. Pour prendre en notes certains éléments de réponse, utilisez un tableau blanc ou digital.
En quelques années seulement, les réunions sont devenues un vrai sujet au sein des entreprises qui se sont rendues compte que le bien-être des employés passait aussi par là. Pour certaines d’entre elles, la solution est de se passer complètement des meetings – comme la startup Alan – pour d’autres c’est de les faire en marchant – à l’instar de LinkedIn… Il n’existe pas une méthode miracle s’appliquant à tous, alors à vous de tester et de trouver ce qui vous correspond le mieux à vous et à vos équipes.
