Trouver la bonne façon de s’organiser en équipe dans une entreprise en forte croissance peut relever du véritable casse-tête :
A quelle fréquence faut-il rassembler l’équipe ? Comment chacun peut-il communiquer sur ses projets ? Jusqu’à quel niveau de détail / transparence aller ? Comment rester efficace et productif malgré les nombreuses sollicitations ? Doit-on accepter tous les projets alors que la charge de travail est déjà très importante ?
Autant de problématiques auxquelles il faut trouver des solutions sous peine de voir l’équipe exploser en vol ! Chez Ubiq, plusieurs équipes ont choisi de tester la méthode agile, habituellement réservée aux développeurs, afin de gagner en productivité. Nous avions présenté ce mode de fonctionnement lors d’un évènement Yolocracry, on vous raconte ici !
Qu’est ce que la méthode agile ?
L’approche agile part du principe que le besoin va évoluer pendant le projet. Au lieu de tout fixer au départ et de suivre un programme rigide, le projet sera découpé en cycles de développement. À l’issu de quoi un bilan sera fait avec le client : le moment de noter les améliorations possibles et de fixer les prochains objectifs.
Il existe plusieurs types de méthodes agiles. Chez Bureaux À Partager, l’équipe de développeurs travaille depuis plus de 2 ans avec la méthode Scrum. C’est donc celle-ci qui a été mise en place dans les autres équipes.
Scrum propose un cadre de travail sur des périodes de 2 à 4 semaines. Celles-ci sont appelées sprint. Au début de chaque sprint, les membres de l’équipe s’engagent à réaliser un certain nombre de tâches. Chaque jour, le sprint master (personne désignée pour animer le sprint) fait un bilan rapide de l’avancée des tâches de chacun. Des points de complexité sont attribués aux tâches par le reste de l’équipe ; c’est le poker planning. Ce qui permet de compter en points et non en nombre de tâches et de toujours garder la même charge de travail d’un sprint à l’autre. Si une demande est faite en cours de sprint, elle sera convertie en tâche. Pour pouvoir l’ajouter au sprint, il faudra en sortir une autre d’un nombre de point équivalent. Enfin, à la fin du sprint, une réunion est fixée pour faire le point sur ce qui a été réalisé ; c’est la rétrospective.
La méthode agile en dehors des équipes dev : pourquoi, comment ?
Il y a un an, des problématiques similaires ont été notées au sein de plusieurs équipes Bureaux À Partager :
- Des difficultés à prioriser : les équipes avaient énormément de projets en cours et de nombreuses sollicitations. Il était devenu difficile de savoir quels projets faire passer en priorité.
- Des difficultés d’organisation : à cause de la surcharge de travail, certains membres de l’équipe passaient énormément de temps au bureau pour finalement peu d’avancée sur les projets.
- Des difficultés à avoir une vision globale : il était difficile pour les équipes de voir où elles allaient, où en étaient les projets, les objectifs, etc…
- Un manque de team spirit : l’équipe avait peu de vision sur les projets des autres et peu de moments d’échange en équipe. Ce sentiment était renforcé par le fait que nous travaillons en flex office, c’est-à-dire que les équipes ne travaillent donc pas systématiquement côte à côte.
Face à ces difficultés, une meilleure organisation du travail s’imposait. Comme le test & learn et les innovations RH sont fortement ancrés dans notre culture d’entreprise, nous avons donc décidé de tester la méthodes agiles dans les équipes RH, finance et communication. Elles ont été coachées par une personne de l’équipe produit maîtrisant parfaitement la méthode agile.
Le passage en mode agile s’est fait en 4 étapes clés :
- Une phase d’explication, pour initier les équipes à la méthodes Scrum, en leur expliquer le fonctionnement et surtout l’intérêt ;
- Une phase d’écoute : chaque équipe a pu faire remonter ses besoins et ses éventuelles craintes ;
- Une phase d’adaptation : cette méthode a été créée par et pour des devs, elle nécessitait donc une adaptation des outils pour les autres équipes, en particulier l’adaptation ;
Par exemple, l’équipe communication rassemble plusieurs métiers : graphiste, chef de projet, traffic manageur, etc. Il est difficile pour le traffic manager d’estimer la complexité des tâches du graphiste et inversement. Cette partie poker planning a donc été abandonnée pour l’équipe communication.
- Une phase d’aide : les première semaines de la mise en place du sprint, chaque équipe était coachée par une personne de l’équipe produit qui assistait aux réunions et pouvait résoudre les éventuels problèmes.
Bilan après 1 an de travail en méthode agile
La phase de mise en place / adaptation a pris environ 6 mois aux équipes. Même dans une startup avec une équipe très jeune, il peut exister quelques résistances au changement ou a minima un besoin d’accompagnement. De plus, chaque équipe a ses problématiques spécifiques et chacune d’entre elles avait donc besoin de se créer sa propre méthode agile. Cette phase d’adaptation a été cruciale pour que le projet fonctionne !
Voici les quelques challenges rencontrés :
- Comprendre l’intérêt du sprint : l’assimilation de la méthode étant assez longue à l’échelle d’une startup (entre 1 et 3 mois). Certains membres de l’équipe ont pu avoir du mal à visualiser tout de suite les avantages de sa mise en place tel que le gain de productivité ;
- Maîtriser la méthode : la méthode sprint est très ritualisée. Il faut donc bien comprendre et maîtriser chaque étape. D’où l’intérêt de l’accompagnement par une tierce personne déjà initiée ;
- Le temps passé : entre la réunion du début de sprint, la rétro de fin, les points journaliers et le temps d’assimilation, la mise en place peut être assez chronophage. D’où l’interêt de bien en comprendre les enjeux ;
- Se créer sa propre méthode : pour nous, cela a pris 6 mois. Il faut être souple et prêt à la faire évoluer de mois en mois pour trouver la variante qui correspondra le mieux à l’équipe.
Dans l’équipe communication, le sprint a été testé sur 1, puis 2 semaines, le suivi journalier a été fait via une courbe puis via un graph, un channel dédié a été créé sur sur Slack, le poker planning a été abandonné, ect… Le sprint actuel est assez éloigné de sa version initiale utilisée par la team dev.
Un an plus tard, le bilan est positif à l’unanimité. Les équipes sont beaucoup plus efficaces : moins de temps passé pour une meilleure productivité. L’équipe est plus soudée grâce aux points réguliers. Le modèle est très adapté à la culture Bureaux À Partager où nous aimons travailler dans un environnement très dynamique. C’est un mini challenge au quotidien que la team aime relever !
Les conseils pour mettre en place la méthode agile dans d’autres équipes
Même si c’est un projet au long court, qui nécessite une phase d’adaptation, cela a vraiment amélioré la productivité et la façon de travailler des équipes communication et finance. Voici quelques conseils si vous souhaitez la mettre en place dans vos équipes :
- Un bon accompagnement est indispensable. Sans oublier que ce mode de travail n’est pas adapté à toutes les cultures d’entreprise. Dans un environnement où la bienveillance n’est pas de mise, il peut être perçu comme stressant :
Certaines personnes peuvent se sentir fliquées. De fait, la méthode ne laisse pas de place aux passagers clandestins puisqu’elle permet de visualiser concrètement les avancées de chacun.
- De l’adaptation : c’est à chaque équipe de trouver le bon modèle, ce qui demande patience et souplesse ;
- Un ambassadeur 100% convaincu de l’intérêt de la méthode qui pourra accompagner et motiver le reste de l’équipe, surtout au début !
- Une méthode qui doit évoluer avec la taille de la team (inutile dans une petite équipe, difficile à suivre dans une équipe de plus de 8 / 10 personnes) et qui n’est pas adaptée à tous les profils (inutile pour des profils ayant toujours les mêmes tâches, comme une assistante administrative, ou pour les temps partiels qui passeront autant de temps à préparer leurs tâches qu’à les réaliser).
La méthode agile ne laisse pas de place aux passagers clandestins : elle permet de visualiser concrètement les avancées de chacun
Chez Ubiq, cette méthode a vraiment changé notre façon de fonctionner et s’inscrit dans notre volonté de tester des méthodes de travail innovantes. Si vous êtes tentés par l’aventure, sachez que nous sommes toujours à la recherche de nouveaux talents ! Pour postuler c’est par ici 👇🏻
