Le flex-office est le fait de ne pas avoir de bureau attitré. Les collaborateurs n’ont pas de poste fixe et nominatif. Ils partagent leur espace de travail et peuvent changer de place librement chaque jour.
Souvent, associé à un déménagement et à une réduction de coûts au détriment du bien-être des salariés, le flex-office a parfois mauvaise presse. Pourtant certaines entreprises font ce choix, sans que cela s’inscrive dans une politique de réduction des coûts. C’est le cas de TF1 qui a lancé un vaste plan de passage au flex-office sur l’ensemble de ses équipes. Le plan est échelonné sur 3 ans avec une politique d’accompagnement au changement. L’objectif : passer 35 000 m2 de bureaux traditionnels en flex-office, en 3 ans !
Pourquoi passer au flex-office ?
Pour le Groupe TF1, la motivation initiale était de dynamiser les équipes en favorisant la collaboration entre les différentes entités. Pour cela quoi de mieux que de casser les cloisons, rassembler les équipes et leur proposer des espaces de travail adaptés à chaque usage ?
Le constat de départ était en effet que dans une seule journée on effectue plusieurs tâches : concentration, tâches confidentielles, brainstorming, rencontres formelles ou informelles… L’idée était donc d’avoir un espace adapté à chaque usage. Désormais, des cabines téléphoniques permettent de s’isoler pour passer ses appels sans déranger l’ensemble de l’open space, des salles de réunion permettent de recevoir les clients et des zones d’échanges permettent de se retrouver en toute convivialité.
Comment ça se passe concrètement ?
La différence par rapport à d’autres entreprises, c’est que le Groupe TF1 a décidé de mettre en place le flex-office sur un site occupé. Cela contraint d’avancer en projet, par vague de 300 collaborateurs pour transférer les équipes au fur et à mesure des travaux.
Chaque projet prend environ 1 an. Il commence par un atelier de lancement où des salariés impliqués dans le projet l’expliquent aux autres collaborateurs. Plusieurs réunions sont ensuite organisées pour comprendre les problématiques de chacun et créer des espaces qui correspondent le mieux à leurs besoins. Ensuite, à chaque étape de validation du projet, ces mêmes salariés sont consultés. Enfin, une semaine avant l’installation toutes les équipes visitent l’espace.
Cette mise en place par étape en impliquant les salariés permet aux équipes de mieux comprendre et accepter le changement. Pour autant, le passage ne se fait pas sans difficulté. C’est aussi aux manageurs de changer leur mentalité et leur façon de manager. Il a d’ailleurs fallu du temps pour que certains dirigeants réalisent qu’ils ne passaient que 10% à 20% de leur journée dans leur bureau fermé et acceptent d’y renoncer !
Il a fallu du temps pour que certains dirigeants réalisent qu’ils ne passaient que 10% à 20% de leur journée dans leur bureau
Et après ?
L’accompagnement ne se limite pas uniquement à la phase d’installation. Une fois, les 300 collaborateurs installés, un premier bilan est fait au bout d’une semaine, puis 2 mois après l’emménagement. Des enquêtes de satisfaction sont ensuite réalisées au bout de 3 et 5 mois. Et là, surprise … les salariés se disent satisfaits de ce changement !
Selon l’équipe d’accompagnement au changement, c’est pour les premières équipes, qui avaient peu de visibilité sur le projet finalisé, que le changement a été le plus difficile. Aujourd’hui, les équipes qui sont encore en bureaux dits « traditionnels » ont hâte de franchir le pas !
